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Toutes les sociétés, quelle que soit leur forme (SARL, SAS, SA), doivent procéder, chaque année, à l'approbation de leurs comptes annuels, au risque d'être sanctionnées. L'assemblée générale ordinaire annuelle Les sociétés ont l'obligation de soumettre leurs comptes annuels à l'approbation de leurs associés (SARL) ou de leurs actionnaires (SA - SAS) dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice. En cas d'impossibilité de réunir les associés dans ce délai, le dirigeant a la possibilité de demander au président du tribunal de commerce, au moyen d'une requête, une prorogation du délai de 6 mois. L'approbation des comptes s'effectue dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire (AGO) dont l'objectif est d'informer les associés ou actionnaires de la situation financière de la société, d'approuver la gestion de la société par le dirigeant au cours de l'exercice écoulé, de valider les comptes de l'exercice clos et d'affecter le résultat de l'exercice (bénéfice ou perte) réalisé par la société (distribution de dividendes, affectation aux réserves de la société).
Il est à noter qu'en cas de cession du droit au bail par la société à un tiers au cours de l'exercice, les informations sur la cession doivent figurer dans le rapport de gestion, faute de quoi l'assemblée générale d'approbation des comptes peut être annulée. Depuis les exercices clos à compter du 11 août 2018, le dirigeant est dispensé d'établir le rapport de gestion si la société répond à la définition des petites entreprises et ne dépasse pas, à la clôture de l'exercice, deux des trois seuils fixés par décret (6 000 000 € de total bilan, 12 000 000 € de chiffre d'affaires, et 50 salariés). En cas de dépassement des seuils, le rapport de gestion n'a pas à être déposé au greffe mais doit être établi et tenu à la disposition de toute personne qui en fait la demande. L'affectation du résultat Lors de l'assemblée générale, les associés vont pouvoir décider de l'affectation du résultat dégagé au cours de l'exercice, à savoir un bénéfice ou une perte. Affectation du bénéfice Après avoir approuvé les comptes et constaté l'existence d'un bénéfice, les associés ont le choix entre: • affecter le bénéfice de l'exercice aux réserves de la société (postes "réserve légale", qui doit être obligatoirement égal à 10% du montant du capital social, "autres réserves" ou "report à nouveau") pour renforcer les capitaux propres; • et/ou distribuer en tout ou partie le bénéfice de l'exercice aux associés sous forme de dividendes; Pour pouvoir distribuer des dividendes aux associés, il doit exister un bénéfice distribuable.
Mais: ce n'est pas parce que vous n'approuvez pas les comptes que le mandat du syndic est caduc et qu'il ne peut plus exercer ses fonctions. Et inversement! vous pouvez tout à fait renouveler un mandat sans approuver les comptes de l'année précédente. Et même si les comptes ne sont pas approuvés, le syndic peut tout de même procéder à des appels de fonds provisionnels correspondant au budget de la nouvelle année. En résumé, il ne faut pas hésiter à refuser l'approbation des comptes s'ils sont faux et ne pas se laisser impressionner par les arguments mis en balance par le syndic qui a tout intérêt à les faire approuver pour dégager sa responsabilité. Et le Quitus? Donner Quitus à son syndic c'est attester qu'il a correctement et régulièrement rempli sa mission. Autrement dit, le quitus a un effet exonératoire de la responsabilité du syndic et il importe peu qu'il ait commis des erreurs. C'est comme si l'assemblée générale lui donnait l'absolution par sa satisfaction. Le Quitus n'est pas obligatoire, mais on comprend que les syndics le mettent systématiquement à l'ordre du jour!
Il est également nécessaire de la compléter en cas d'augmentation du capital social. Comment faire une dotation à la réserve légale? La dotation à la réserve légale ou " affectation à la réserve légale" doit respecter certaines conditions. Tout d'abord, cette affectation à la réserve légale doit se faire lors de l' assemblée générale annuelle d'approbation des comptes. En effet, ce n'est qu'une fois les comptes approuvés que vous pouvez affecter le résultat de l'exercice. Bien entendu, il n'est possible de faire une dotation à la réserve légale que si le résultat de l'exercice est positif. Dans ce cas combien devez-vous affecter à la réserve légale? Vous avez dans l'obligation d'affecter à la réserve légale au moins 5% des bénéfices réalisés sur votre dernier exercice, et ce jusqu'à ce que le montant de la réserve légale atteigne 10% du capital social. Une fois cette dotation réalisée, les associés peuvent déterminer l' affectation du résultat comme il le souhaitent (report à nouveau, distribution de dividendes, etc. ).
Sont toutefois exclues de cette faculté, les sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières, les sociétés appartenant à un groupe, les établissements de crédit, les sociétés de financement, les entreprises d'assurance et de réassurance et les sociétés cotées sur un marché réglementé. La demande de confidentialité n'exclut pas l'obligation de dépôt des comptes au greffe. *seuils des petites entreprises: 6 000 000 € de total de bilan; 12 000 000 € de chiffre d'affaires net; 50 salariés. seuils des moyennes entreprises: 20 000 000 € de total de bilan; 40 000 000 € de chiffre d'affaires net; 250 salariés. Réalisez vos formalités d'approbation et de dépôt de comptes sociaux avec notre partenaire Captain Contrat Avez-vous créé votre Pass Entrepreneur?