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Cette traçabilité permet de connaître à tout moment ce qui s'est passé dans le système et qui a réalisé cette opération. Dans le cadre des archives papier, l'audit est utilisé pour des raisons métiers et juridiques associées à la traçabilité des produits, …. L'audit-trail est utilisé dans le cadre des archives électroniques pour les besoins associés à la journalisation fonctionnelle et technique de l'application et intégré au journal de traçabilité du cycle de vie de l'archive (journal NF Z 42-013). Traçabilité et sécurité - Archiveco. Une traçabilité normative avec le journal du cycle de vie de l'archive [4] Dans le domaine de l'archivage des documents électroniques, un journal de traçabilité des événements en conformité par rapports aux exigences de la norme NF Z 42-013:2009 est également mis en place. La journalisation Spark Archives est également conforme avec les éléments indiqués dans la « Note d'information DGP/SIAF/2014/005 en date du 8 juillet 2014 relative à la journalisation des événements ». Le journal du cycle de vie des archives est généré de manière asynchrone selon la périodicité souhaitée et a minima quotidiennement.
Les enjeux liés à la traçabilité sont multiples et mouvants et plus encore dans le domaine de la gouvernance de l'information renforcée en cela également avec la mise en place récente du RGPD. A ce titre, il est dans un premier temps important de bien comprendre ce que recouvrent cette notion et ses implications. Pour ce faire, on reprendra certaines définitions issues de la doctrine: […] La « trace » est définie comme « une suite d'empreintes ou de marques que laisse le passage d'un être ou d'un objet; marque laissée par une action quelconque; ce à quoi on reconnaît que quelque chose a existé; ce qui subsiste d'une chose passée. » [1] La « traçabilité » est un vocable entré dans le langage moderne qui ne fait l'objet d'aucune acception classique. […] En informatique, le mot « traçabilité » existe et peut avoir plusieurs sens: « 1) Aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'un article ou d'une activité au moyen d'un identifiant enregistré. Le processus transfusionnel - Etape n°5 : gestion des documents transfusionnels - Cours soignants. 2) Opération qui consiste, au fil des étapes de raffinement de la modélisation d'un système ou d'un logiciel en construction, à suivre toutes les exigences de la spécification et à vérifier qu'elles se retrouvent dans les constituants du modèle ».
Pour le document électronique, la traçabilité est plus complexe. Il convient de mettre en place des indicateurs autour du document répondant à 4 questions: qui, quand, quoi, comment? Les journaux (logs) sont ainsi programmés pour retenir l'horodatage et les contres marques de temps, les acteurs, les accusés de réception, les événements ou encore les mises à jour du document, etc… Si tracer un document permet de prouver l'intégrité d'un document notamment en cas de contentieux ou de demande du juge, il permet aussi de suivre ou reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création. Traçabilité des documents anglais. Par déduction, on a une vision claire et étendue d'une information dans son contexte pour agir «en connaissance de cause» et donc d'être plus efficace dans la prise de décision.