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La perte des pièces qui légitiment la dépense. Pourtant, des solutions existent pour ce dernier point. Alors, en cas de perte ou de problème technique: comment l'entreprise peut-elle justifier une dépense sans document justificatif? Le justificatif de note de frais est-il obligatoire? En France, une entreprise doit pouvoir justifier toutes les charges passées dans sa comptabilité. En théorie, elle doit donc refuser de rembourser les notes de frais sans justificatif de ses salariés. Lors d'un contrôle fiscal, si certaines dépenses ne sont pas documentées correctement, l'entreprise risque, en effet, de faire l'objet d'un redressement fiscal. À titre d'information, une pièce justificative doit être archivée pour une durée minimale de 10 ans puisqu'en cas de contrôle, tous les documents justifiant les dépenses avancées doivent être disponibles. Que faire en l'absence de pièces justificatives? Dans la réalité, le salarié peut faire face à des aléas indépendants de sa volonté, comme un problème technique ou bien tout simplement la perte de documents.
L'administration fiscale applique une tolérance zéro sur les dépenses professionnelles. Aussi, il est nécessaire d'avoir des comptes en ordre et des justificatifs pour toutes les dépenses engagées et remboursées. C'est pourquoi l'URSSAF a instauré certaines règles de base destinées à limiter les dérives. Parmi ces obligations, figure la présentation de certains justificatifs. Au cours d'un contrôle fiscal, le contrôleur porte une attention particulière à cette partie des charges de l'entreprise. L'absence ou l'irrecevabilité de certains justificatifs figure comme le premier motif de redressement fiscal. Une note de frais, qui n'est pas ou mal justifiée, mais remboursée par l'entreprise est requalifiée en avantage en nature, et donne lieu à un redressement. La peur du redressement doit-elle empêcher le remboursement? Refuser d'indemniser un salarié ayant engagé des frais pour le compte de son entreprise est délicat. Toutefois certaines entreprises font preuve de compréhension. Tout dépend des montants et des types de dépenses, elles remboursent leurs salariés sur la base de la bonne foi aux dépens des règles strictes imposées par l'administration fiscale.
Il existe de nombreux logiciels comptables ou encore liés à votre compte bancaire qui vous accompagne pour gérer vos notes de frais et faire le lien avec la comptabilité de votre entreprise. Le compte professionnel Qonto permet notamment de prendre en photo les justificatifs des dépenses et de les intégrer directement à votre compte. Avec cette fonctionnalité, faites gagnez du temps à vos équipes et à votre comptable. Suivez en temps réel les dépenses effectuées et assurez-vous que les justificatifs aient bien été transférés. Demande de remboursement: dans quels cas? Généralement, tous les types de frais professionnels peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement, notamment: les frais de déplacement; les frais d'hébergement: les frais de repas; les frais kilométriques; les frais d'abonnement téléphonique. En fonction de la politique de frais établie dans l'entreprise, ces d épenses peuvent être remboursées au frais réel ou de manière forfaitaire. Pour le premier cas, un salarié doit fournir une note de frais en bonne et due forme afin de pouvoir récupérer les sommes qu'il a avancées pour les besoins de l'entreprise.
Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l' archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.
Les frais d'hébergement Les justificatifs des dépenses liées à un hébergement, dans le cadre d'un déplacement professionnel ou d'une formation, doivent également comporter certaines mentions supplémentaires: Le nombre de nuitées concernées La catégorie de la chambre louée Les frais annexes si leur remboursement est prévu par la politique de notes de frais de l'entreprise. Le déplacement ayant nécessité ces frais d'hébergement doit être justifié par une contrainte professionnelle. La distance avec le domicile ou le lieu de travail habituel doit également pouvoir justifier ces frais. Quelle est la différence entre un reçu et une facture? Si un reçu comporte bien toutes les mentions nécessaires au remboursement des frais, quelle est la différence avec une facture? On croit souvent, à tort, que la facture est un document plus complet que le reçu, qu'elle s'en distingue en étant nominative et détaillée. La différence se situe en réalité ailleurs: le reçu atteste du paiement de la prestation.
Il est possible – et courant – de combiner déclaration sur l'honneur et relevé bancaire. Cela doit cependant rester extrêmement occasionnel, et pour des sommes peu élevées. Comment éviter, à l'avenir, la perte du justificatif de note de frais? La perte du justificatif de note de frais est l'un des inconvénients majeurs à l'utilisation de justificatifs papier. Bien sûr, il existe quelques habitudes à prendre pour réduire le risque de pertes. La première d'entre elles: prendre systématiquement le justificatif en photo une fois la dépense réalisée. Cela permet de conserver une trace numérique en cas de perte du justificatif de note de frais. Cependant, il est bien préférable d' opter pour la dématérialisation complète des notes de frais. Celle-ci est tout à fait admise par l'URSSAF et l'administration fiscale… à condition, bien sûr, de respecter certains procédés garantissant l'authenticité du document numérisé. Pour aller plus loin, il est également possible de se passer du traitement chronophage et coûteux des notes de frais dans l'entreprise.
Munis de leurs smartphones vos collaborateurs photographient leurs reçus, la dépense est automatiquement cré é e et stockée dans le Cloud accompagnée de son justificatif dématérialisée. Et pour une meilleure optimisation de votre processus, la solution offre l'option de l ' archivage numérique à valeur probante parmi ses fonctionnalités payantes. De cette manière vous dites adieu aux justificatifs papiers et gagnez du temps et de l'argent sur l'archivage physique de ces justificatifs! Expensya vous offre la possibilité d'essayer gratuitement la solution pendant une période de 30 jours sans engagement.