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Ces feuillets doivent être numérotés. Les feuillets où sont transcrites les actes du maire ou ceux relatifs aux décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation, doivent porter la mention du nom de la commune et de la nature des actes, à savoir le domaine dans lequel ils interviennent. L'impression des feuillets Les feuillets peuvent être imprimés: - Au recto et au verso. - Ou seulement au recto, dans ce cas le verso sera barré d'un trait oblique. L'élaboration de tables Le registre des délibérations doit comporter une table par date et par objet des délibérations intervenues. Même si ce n'est pas obligatoire, rien n'interdit aux communes de reporter également dans la table du registre des délibérations les informations relatives aux décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation. Les communes de moins de 1 000 habitants qui auraient des registres comportant plusieurs volumes: - sont tenues de produire dans le dernier volume la table récapitulative obligatoire, - sont invitées à établir des tables annuelles insérées après le dernier document de chaque année civile.
2122-29, sont publiés dans un recueil des actes administratifs ayant une périodicité au moins trimestrielle. Ce recueil est mis à la disposition du public à la mairie. L'article R2122-7-1 du même code dispose que les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation sont inscrites dans le registre des délibérations par ordre de date, dans les conditions prévues à l'article R2121-9. La commission relève, par ailleurs, que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci, à l'exclusion de toute information liée, soit à la situation familiale et personnelle, soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur la manière de servir de l'agent par sa hiérarchie.
Le registre des délibérations Sont reportés dans le registre des délibérations les documents suivants: - les délibérations du conseil municipal, - les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ou par un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation. Lorsque le conseil municipal donne délégation au maire, toutes les décisions qu'il prend doivent être inscrites dans le registre des délibérations. Il en est de même des décisions prises pour un adjoint ou un conseiller municipal par subdélégation (article R. 2122-7-1). Les feuillets transcrivant ces décisions doivent indiquer le nom de la commune et la nature de ces actes. Ils sont insérés dans le registre par ordre de date dans les mêmes conditions que pour les délibérations. Le registre des arrêtés Sont reportés dans le registre des arrêtés, les actes suivants du maire: - les arrêtés du maire, - les actes de publication et de notification pris par le maire en application de l'article L. 2131-1 qui dispose que « le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoires » des actes pris par les autorités communales.
En application du décret n° 93-1121 du 20 septembre 1993, le recueil des actes administratifs regroupe chaque mois, toutes les décisions et délibérations afférentes à la séance du conseil municipal ainsi que les arrêtés municipaux du mois concerné à caractère règlementaire (à l'exception des arrêtés à caractère nominatif tels que permis de construire, gestion du personnel, autorisation d'ouverture le dimanche, …).
Un certificat (art. R 2122-7 du CGCT) émanant du maire attestant de l'affichage régulier et, par suite, du caractère exécutoire d'arrêtés à caractère réglementaire ou de délibérations, fait foi jusqu'à preuve du contraire. Il ressort des mentions portées sur des certificats établis et signés par le maire que l'arrêté municipal contesté, ainsi que le procès-verbal des délibérations du conseil municipal, ont été régulièrement affichés. Pour contredire ces éléments, la société appelante fait valoir que les actes litigieux ne contiennent, en eux-mêmes, aucune mention de leur affichage, que l'arrêté municipal litigieux n'a pas été enregistré dans le registre chronologique des actes de publication et de notification des arrêtés du maire, et que les certificats précités ont été produits en cours d'instance devant les premiers juges, le 21 mars 2016, alors qu'ils étaient datés du 1 er juillet 2014. Toutefois, ces circonstances ne suffisent pas à remettre en cause la véracité des mentions portées sur lesdits certificats (CAA Bordeaux, 15 novembre 2018, société Ophite du Barétous, n° 16BX02041).
Au-delà des impératifs de rigueur et d'organisation, la gestion des services municipaux doit répondre à des obligations: d'efficacité dans les émissions quotidiennes par les services, de nombreux documents mis à la disposition du public mais surtout, de pérennité, au travers de l'archivage et de la conservation de ces documents. Registres des délibérations, des décisions et arrêtés Si le mode d'émission et d'enregistrement est laissé au libre choix des responsables des Collectivités (enregistrement manuscrit sur un registre cousu ou émission sur imprimante des textes, sur feuillets mobiles destinés à être reliés), la conservation des registres des délibérations, des décisions du Maire et des arrêtés fait l'objet d'une réglementation stricte destinée à protéger ces supports «papier» et l'écriture contre les manipulations et le temps. Avec toute la souplesse qui la caractérise et son souhait constant d'être à votre écoute et votre service, tout en respectant la réglementation, SEDI vous propose des registres: à rédaction manuelle à feuillets mobiles avec des pages d'ouverture du registre et du papier permanent à la norme ISO 9706 Cette dernière formule est conçue dans le strict respect du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 (JO du 11 juillet 2010) qui autorise, par ailleurs, la tenue des registres, à titre complémentaire, sur support informatique.
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