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Les nouvelles technologies et la tendance à la dématérialisation ont produit des transformations dans de nombreux secteurs d'activités. Elles ont fait évoluer le métier d'expert-comptable, qui est devenu de moins en moins technique. Les experts-comptables sont devenus ainsi des véritables conseillers dans les entreprises, qui accompagnent les dirigeants et les orientent dans leurs décisions. Les apports de la dématérialisation des factures Dans l'objectif de fluidifier les procédures de la gestion comptable, les logiciels ont supprimé aujourd'hui de nombreuses procédures techniques. Cette évolution) permet aux experts comptables de se libérer des tâches répétitives et d'allouer plus de temps à leur rôle de conseil. La mise en place de la facture électronique a permis de fluidifier les échanges entre les entreprises, les administrations et les clients finaux. De plus, les factures sont stockées dans un espace sécurisé, accessible à tout moment pour tous les acteurs concernés. La pratique est en même temps respectueuse de l'environnement, car il n'y a plus besoin d'imprimer les factures et les autres documents.
Grâce à l'assemblage intelligence artificielle et RPA qui facilite l'intégration dans les processus de métiers des informations non structurées et qui sont utilisées dans 52% des processus. L'avantage que possèdent les solutions de technologies de RPA et d'intelligence artificielle est le fait de pouvoir automatiser le traitement des factures. Ceci, sans au préalable régler les paramètres. Elles permettent aussi la robotisation de la demande d'achat au paiement. Pour les utilisateurs, l'intégration des solutions de dématérialisation s'effectue de manière claire, dans les ERP et également pour les logiciels comptables. Conclusion Vous l'aurez compris, la dématérialisation des factures est un procédé moderne et très utile aux entreprises. Elle possède de nombreux atouts qui seront utiles à votre société. Pour mieux comprendre la dématérialisation des factures, il faut d'abord maîtriser cette notion, et savoir pourquoi cela est utile pour une entreprise qui se veut sérieuse et professionnelle.
Les meilleures applications, comme Sage FRP 1000 Dématérialisation, reconnaissent au moins 85% des montants, des dates et des numéros de facture sans intervention humaine. Une solution avancée de dématérialisation des factures fournisseurs sait aussi automatiquement identifier les factures dans les boîtes mail ou serveurs FTP. Dématérialiser ses factures fournisseurs donne par ailleurs l'avantage de l' automatisation des contrôles de sécurité: Détecter les doublons Vérifier les RIB Valider la conformité des dates d'échéance Les factures entrantes, reconnues et validées, sont enfin déversées dans la suite financière. La fonction comptable ou administrative intervient seulement par défaut dans le processus de saisie, en cas d'anomalie détectée par l'application ou d'impossibilité de lecture. Sage FRP 1000 Dématérialisation vient ainsi étendre le fonctionnel de la suite financière Sage FRP 1000. Une validation fluidifiée Les acteurs impliqués dans le circuit de validation des factures fournisseurs sont souvent dispersés, sous l'effet de deux facteurs: La centralisation de la réception et du traitement des factures à travers des centres de ressources partagés Le travail à distance, en mobilité ou en télétravail C'est pourquoi la fluidification de la validation est le deuxième intérêt à dématérialiser ses factures fournisseurs.
Dématérialisation des factures: un outil parfait pour le DAF Saisie, vérification, paiement, classement, un traitement manuel des factures est un processus fatigant mais surtout coûteux, car le coût d'étude de chaque facture est compris entre 9 et 20 Euros. Et plus vous accumulez de documents, plus la charge est importante. Si l'on considère les coûts directs comme le temps passé, surface de stockage, et indirects tel que le retard, perte, l'archivage, le stockage, et la consultation papier coûtent 3, 25 euros en moyenne. Par exemple, un coût moyen de recherche des documents mal classés est estimé à 110 euros environ. La solution de dématérialisation des factures permet de numériser le document lui-même et l'ensemble du processus de traitement, réduisant ainsi fortement les coûts.
Dès le 1 er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France auront l'obligation d'émettre, mais aussi de recevoir des factures électroniques pour l'ensemble de leurs transactions B2B domestiques. Cet article 153 de la Loi de Finances 2020, voté le 28 décembre 2018, vise évidemment à accélérer la transformation numérique des entreprises et le traitement de la facture, mais aussi à: Renforcer leur compétitivité Piloter plus efficacement leur activité Faciliter les déclarations de TVA Lutter contre la fraude à la TVA. Qui est concerné par la facture électronique? Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, auront l'obligation de recevoir des factures au format électronique à partir du 1 er juillet 2024. En ce qui concerne l'émission des factures, les dates diffèrent selon la taille des entreprises: Grands comptes (plus de 5000 salariés): 1 er juillet 2024 ETI (250 à 5000 salariés): 1 er janvier 2025 PME et TPE (moins de 250 salariés): 1 er janvier 2026. Deux flux de factures sont concernés par cette loi: les factures fournisseurs et les factures clients.
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